El desarrollo de la banda ancha de Internet y la aparición de tecnologías de comunicación baratas y accesibles, junto al auge de una economía crecientemente digital y orientada a los servicios, ha expandido el fenómeno del teletrabajo. Cada vez más gente trabaja desde su casa, sin más herramientas que un ordenador, una conexión wifi y un teléfono móvil.
Escribo este artículo desde mi hogar y en medio de la cuarentena establecida por el Gobierno de España para contener la pandemia de Coronavirus. En estos días de obligado confinamiento, el teletrabajo se ha puesto de actualidad, toda vez que miles de empresas han mandado a sus plantillas a casa y que millones de trabajadores continúan desempeñando su actividad de forma remota y segura.
Para muchos profesionales y aficionados a la música, trabajar desde casa no es una novedad: llevan años produciendo sonidos desde su home studio, desde su sótano, o desde el escritorio de su habitación. Para mí, tampoco es un fenómeno nuevo. Trabajo en casa desde enero de 2013, cuando abandoné el mundo del empleo asalariado después de casi 15 años en redacciones de periódicos y oficinas. Ese año fundé mi agencia de comunicación, Woo Media.
En este artículo, quiero compartir todo lo que he aprendido del teletrabajo y de cómo aumentar la productividad trabajando en casa. Lo he resumido en los siguientes 25 consejos:
1. Escoge un buen centro de operaciones
Tu espacio de trabajo debe ser luminoso, ya sea con luz natural o artificial, y estar apartado del bullicio de la casa. Consigue una mesa amplia, dedícala a tu uso exclusivo y mantenla ordenada.
2. Guarda una cierta etiqueta
Aunque trabajar en casa nos permite muchas licencias, no trabajes en pijama ni desde el sofá. Aprovéchate del privilegio de vestir cómodo, pero tómate en serio. Aséate, péinate y haz tu cama antes de empezar cada mañana. Podrías tener una videollamada en cualquier momento.
3. Escucha música melódica
Para efectuar tareas que exijan concentración, los ritmos suaves facilitarán tus conexiones neuronales. Descarta la música vocal en castellano, que atrapa demasiado tu atención. Con el deep house y los ritmos chill out acertarás. Yo pongo a menudo Enya, bandas sonoras de películas y sesiones de piano de Yiruma o Ludovico Einaudi.
4. Apaga la TV y la radio
La voz humana desenfoca nuestra atención. Por eso, la radio informativa es una peligrosa fuente de distracción. No así las emisoras musicales. La televisión es aún peor: te arrebatará el alma y aplastará tu productividad.
5. Múdate de vez en cuando
Aunque debes disponer de un centro de operaciones fijo en tu mesa o rincón de la casa, un cambio de escenario esporádico estimula la creatividad y proporciona nuevas sensaciones. Puede ser otro espacio de tu hogar, una cafetería, la biblioteca municipal o el lobby de un hotel.
6. Trabaja en multipantalla
Cuando te ocupas de muchos proyectos al mismo tiempo, como es mi caso, ayuda disponer de más de un ordenador. Puedes usar un iPad o un PC viejo como pantalla adicional para visualizar contenidos de menor importancia, como Twitter o tu email. Compra también un soporte para tener tu teléfono móvil en pie y a la vista. Tu mesa parecerá la sala de control de la NASA, pero vale la pena.
7. Elabora una lista de tareas diaria
Y lo más importante: ¡cúmplela! Oblígate a ser disciplinado y a no terminar el día sin haber completado todo lo que te propusiste, salvo motivo justificado.
8. Agrupa tareas similares
Al decidir en qué orden abordas tu trabajo, junta las tareas que activen una misma región cerebral. Si tienes que hacer llamadas telefónicas (función lingüístico-relacional), hazlas todas seguidas, aunque sean para proyectos o clientes distintos. Lo mismo si has de redactar (función lingüístico-escrita), hacer diseños gráficos (función estético-espacial) u organizar tu contabilidad (función matemática-organizativa).
9. Programa tus tareas con inteligencia
Yo suelo dedicar las mañanas a programar contenidos para las redes sociales o a redactar textos; y los mediodías, a tener reuniones o a hacer llamadas de teléfono o videoconferencias. ¡Es cuando suelen responder al otro lado de la línea! Dedico las tardes a las gestiones y labores repetitivas. Para la noche reservo las tareas creativas, cuando la casa está en silencio y las urgencias han desaparecido.
10. Exprime el domingo, lunes y martes
¡Atención a este consejo! Estos tres días son la clave de tu semana. El domingo por la noche, establece los objetivos y planifica la estrategia de los siguientes días. Duerme profundamente, y despiértate con las pilas cargadas para darlo todo el lunes y el martes. Trabaja intensamente, como si la semana solo tuviera dos días. Así, el resto de la semana será pan comido.
11. Mantén a raya el email
¿Cuántas veces ves interrumpida tu concentración y tu momentum por responder a los correos que no paran de llegar? No te pediré que los ignores porque es imposible, pero sí te sugiero que seas disciplinado. Enfócate en tus tareas programadas y establece dos o tres momentos del día (antes del almuerzo, media tarde y noche, por ejemplo) para contestar emails.
12. Trabaja a tarea, no a horario
Olvida tus esquemas mentales de asalariado presencial. ¡No tienes por qué trabajar 8 horas! Si desarrollas técnicas de alta productividad y logras acabar tu jornada en 4 horas, apaga tu ordenador y sal a la calle. Ese premio te estimulará a aprender a trabajar más rápido.
13. Procrastinar es morir
Declara la guerra a las distracciones estúpidas, particularmente a los grupos de WhatsApp, tus likes en Instagram, la polémica del día en Twitter y… ¡A tu frigorífico!
14. Ponte offline para acabar tareas
Cuando estés trabajando con fechas de entrega próximas o encalles al intentar rematar un proyecto difícil, atrévete a apagar tu móvil y a desconectar el wifi. Volver a la Edad de Piedra simplificará tu vida.
15. Si estás bloqueado, pasea
Si una tarea compleja o desagradable te tiene paralizado y no consigues avanzar, no te engañes metiendo horas improductivas frente al ordenador. Es mejor que salgas a dar un paseo. Camina sin mirar el móvil, respira hondo, airéate y regresa con el espíritu renovado. ¡Ojo! Durante la cuarentena por el Covid-19, este consejo queda suspendido.
16. Date recompensas
Guarda un sano equilibrio entre la disciplina y el autoconsentimiento. Si has librado una batalla a muerte con el monstruo de la procrastinación y has vencido, finalizando ese informe o esa presentación que tenías cruzada, tómate el resto del día libre. ¡Te lo has ganado! Mañana ya saldrá el sol por Antequera.
17. Manténte en forma
¡Haz deporte para empezar o acabar el día! Yo nado 1.000 metros 3 ó 4 veces por semana, a las 9:00 de la mañana, o bien a las 20:30 de la noche. En la piscina se me han ocurrido cientos de ideas brillantes y he desatado nudos que me parecían imposibles.
18. Echa una siesta
¿En serio vas a desaprovechar una de las mayores ventajas de trabajar en casa? Te aconsejo dormir entre 15 y 45 minutos, no más, después de comer. En las siguientes dos horas querrás comerte el mundo.
19. Sé 2.0: herramientas de productividad
Tenemos a nuestra disposición numeroso software (¡la mayoría, gratis!) que puede duplicar o triplicar nuestra eficacia trabajando. Yo no podría vivir sin Gmail, Google Drive, Calendar, Google Docs, Dropbox, Hootsuite, WeTransfer o WhatsApp web. ¿Conoces Trello para gestionar proyectos en equipo?
20. Sé 1.0: cuaderno y bolígrafo
Da igual que seas nativo digital. Debes tener cuaderno de papel para recordar citas, apuntar teléfonos, garabatear esquemas o plasmar ideas. Pon fecha a cada anotación. Así, en el futuro encontrarás fácilmente ese nombre o esa dirección que buscas.
21. Domina el teléfono y el email
¡Subraya este consejo en rojo! El teléfono y el email son la piedra angular del teletrabajo. Aprende a negociar, coordinar proyectos, mantener relaciones y vender por teléfono, y tu carrera profesional se disparará. Escribe emails eficaces, sintéticos, colaborativos y amables, y todo el mundo querrá trabajar contigo.
22. Usa auriculares
Se han puesto muy de moda los EarPods de Apple. ¡Son una maravilla! Ya sean con o sin cable, los auriculares realzan la experiencia de la conversación telefónica y liberan tus manos para escribir o googlear mientras hablas.
23. Sal de tu búnker
El teletrabajo puede generar en ti una falsa sensación de yo me lo guiso, yo me lo como. Nunca olvides que, por muy independiente que te sientas en casa, sigues necesitando viajar, moverte, visitar oficinas, conocer gente y darte a conocer.
24. Da espacio a lo importante
Un rato cada día, o cada semana, libérate de la tiranía de lo urgente y dedícate a lo importante: tu proyecto personal, tus objetivos a medio y largo plazo, tu formación, tu imagen en las redes sociales, el siguiente paso de tu carrera… ¡Que los árboles no te impidan ver el bosque!
25. ¡Disfruta!
Termino con una confesión personal: ¡trabajar en casa es lo mejor que me ha pasado! Durante años, intenté encajar en el mundo de la oficina, pero no lo conseguí. A mí me gusta la gente y me encanta trabajar, pero tardé una década y media en darme cuenta de que esa vida no era para mí: los horarios fijos, las rutinas de empresa, las reuniones interminables, las conversaciones vanas junto a la máquina del café… ¡No las soportaba! Trabajando desde mi hogar, he alcanzado un nivel de rendimiento profesional, satisfacción personal y conciliación familiar que nunca había imaginado.
Ibai Cereijo (San Sebastián, 1979) es licenciado en periodismo por la Universidad del País Vasco y tiene un postgrado en Comunicación Corporativa 2.0 por la Universidad de Alcalá.
Ha trabajado en Europa Press, El Correo, El Mundo, Diario de Noticias de Álava y Deia como redactor de información económica y financiera. Entre 2008 y 2012 fue dircom y social media strategist de CCOO de Euskadi. En 2013 fundó Woo Media, una agencia de marketing y comunicación enfocada a la música, la cultura y el entretenimiento.
Desde entonces, ha dirigido la estrategia de promoción de grandes eventos como Dreambeach, WAN, Havana World Music, Colors Tribe, Animal Sound o Medusa Festival, y ha asesorado en comunicación a DJs y artistas como Wade, B Jones, Marsal Ventura, Rebeka Brown o Brian Cross. También ha trabajado con marcas como Brugal, Estrella Damm, Adobe, Red Bull o Sony Music.
